รีวิวประสบการณ์ Work from Home: ทำอย่างไรให้ (ยัง) มีประสิทธิภาพ I Alpha Pro EP.12

ในช่วงเดือนมีนาคมที่ผ่านมา อยู่มาวันหนึ่ง บริษัทก็ประกาศให้ทุกคนทำงานจากบ้าน (Work from Home)

ถ้าเป็นสถานการณ์ปกติ ก็คงจะเซอร์ไพรส์อยู่หรอก แต่เพราะตอนนั้นอยู่ในช่วงบรรยากาศการคุกคามของไวรัส COVID-19 ซึ่งนับวันจะยิ่งร้ายแรง การประกาศนโยบาย Work from Home จึงไม่ใช่อะไรที่น่าแปลกใจขนาดนั้น (อันที่จริง ทุกคนคาดหวังว่ามันจะต้องเกิดขึ้นแล้วละ ณ จุดนั้น)

ซึ่งเมื่อประกาศมาจริง ๆ ทุกคนก็ตื่นเต้นดีใจ เราคนหนึ่งละที่อยากรู้ว่ามันจะเป็นอย่างไร เพราะไม่เคยทำงานที่บ้านมาก่อนในชีวิตนี้

เราจะยังทำงานได้ดีเหมือนเดิมไหม
จะคุยกับเพื่อนร่วมงานได้สะดวกหรือเปล่า
เวลาประชุมกันจะวุ่นวายไหม
จะเผลอวอกแวกไปทำอย่างอื่นหรือเปล่า
จะเหงาแล้วพาลไหม
ฯลฯ

พอได้มาทำจริง ๆ ก็พบว่ามันกลายเป็นอีกหนึ่งประสบการณ์ที่ถ้าไม่เกิด COVID-19 ก็คงมีโอกาสประสบพบเจอได้ยาก (หากไม่กลายเป็นฟรีแลนซ์ไปเสียก่อน) โดยระยะเวลาการทำงานที่บ้านของเรานั้นกินเวลาไปประมาณ 2 เดือนเต็ม ๆ เมื่อผ่านพ้นช่วงเวลาดังกล่าวมาแล้ว เลยอยากจะขอบันทึกเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่พบจากการทำงานจริง รวมถึงการไปอ่านเจอบทความจากที่อื่น ๆ รวม ๆ กันมา ว่าต้องทำอย่างไร การทำงานที่บ้านถึงจะยังมีประสิทธิภาพ ไม่เผลอยอมแพ้ให้กับเตียงนอนได้

1. จริง ๆ แล้ว ถ้าวางแผนดี ๆ การทำงานที่บ้านนั้นมีประสิทธิภาพกว่าการมาทำงานที่ออฟฟิศอีกนะ

แค่คิดว่าเราไม่ต้องเสียเวลาไปกับการเดินทาง จิตใจก็เหมือนหลุดพ้นจากโซ่ตรวนแล้ว การทำงานที่บ้านช่วยให้เรามีเวลาเพิ่มมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ซึ่งเวลาที่เพิ่มตรงนี้ เราจะเอาไปใช้ทำงานเพิ่มก็ได้ หรือจะไปพักผ่อนเพิ่มก็ได้ ดู ๆ ไปแล้วก็เหมือนจะทำให้เวลาชีวิตโดยรวมของเราเพิ่มมากขึ้น

แน่นอนว่าหลายคนก็คงเอาไปใช้ทำงานเพิ่มขึ้น ซึ่งตรงนี้ก็มีผลการสำรวจของ AirTasker[i] ออกมาระบุเหมือนกันว่าคนทำงานที่บ้านนั้นจะทำงานมากกว่าชาวออฟฟิศ 1.4 วันต่อเดือน ถ้าคิดเป็นรายปี คนอยู่บ้านทำงานได้มากกว่าคนออฟฟิศถึง 3 สัปดาห์ และโดยเฉลี่ยแล้ว คนอยู่บ้านใช้เวลา “เอื่อยเฉื่อย” น้อยกว่าคนอยู่ออฟฟิศประมาณ 10 นาที

ในทางกลับกัน คนอยู่บ้านก็จัดเวลาพักให้ตัวเองมากกว่าคนอยู่ออฟฟิศประมาณ 5 นาที ซึ่งการพักนี้คือการพักแบบตั้งใจพักน่ะ (คนละแบบกับการแสร้งว่าทำงานแต่ใจลอยไปที่อื่น) ซึ่งการพักอย่างสม่ำเสมอแบบมีระบบนั้นจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานยิ่งขึ้น

โดยส่วนตัว รู้สึกเหมือนกันว่าการทำงานที่บ้านนั้นให้ประสิทธิภาพที่ดี เนื่องด้วยเนื้องานของเราเป็นการโฟกัสจดจ่อกับการทำคอนเทนต์ด้วยแล้ว การอยู่บ้านเงียบ ๆ แล้วจดจ่อกับงานนี่จะช่วยให้งานเดินเร็วมาก แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าทำงานที่ออฟฟิศมันไม่ดีนะ เราว่าดีคนละแบบ อยู่ออฟฟิศอาจจะไม่ได้จดจ่อมากเท่าที่บ้าน เพราะอาจจะต้องไปพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานบ้าง มีงานแทรกบ้าง แต่อยู่ออฟฟิศก็ช่วยให้ได้ไอเดียใหม่ ๆ จากเพื่อนร่วมงานมากขึ้น

2. แต่บางที ก็จดจ่อกับงานมากเกินไป จนไปกระทบกับสมดุลชีวิต

โดยเฉพาะช่วงแรก ๆ ของการทำงานที่บ้าน รู้สึกได้เลยว่าทุกคนตื่นตัวมาก แทบจะอยู่กันหามรุ่งหามค่ำ ส่วนหนึ่งอาจจะเพราะสถานการณ์การทำงานตอนนั้นต้องการความตื่นตัวเป็นพิเศษ แต่อีกส่วนหนึ่งก็เดาว่าทุกคนน่าจะยังไม่คุ้นชิน เลยตื่นตัวไว้ก่อนเพื่อไม่ให้มีอะไรผิดพลาด

การทำงานมากเกินไป ถ้าไม่บ่อยก็คงไม่เป็นไร แต่ถ้าทำบ่อย ๆ จนติดเป็นนิสัย ก็อาจจะกระทบกับสมดุลชีวิตเหมือนกัน ถึงแม้จะอยู่บ้านก็เถอะ แทนที่จะได้พัก แต่บางคนอาจจะรู้สึกเหมือนอยากทำงานตลอดเวลา คอมพิวเตอร์ก็อยู่ที่บ้าน แค่เปิดคอมฯ ก็ทำงานได้แล้ว ความง่ายตรงนี้แหละที่จะส่งผลให้เราเผลอทำงานมากเกินไปจนลืมใช้เวลากับเรื่องอื่น ๆ เช่น ใช้เวลากับครอบครัว ออกกำลังกาย พักผ่อน ฯลฯ ซึ่งพอไม่ได้ผ่อนคลายมากพอ ก็ส่งผลกับสุขภาพกายและใจ สุดท้ายก็ส่งผลกับการทำงาน ทำให้ทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร ดังนั้นเราจึงต้อง…

3. พักบ้างก็ดี โฟกัสนาน ๆ เดี๋ยวจะล้า

พูดไปก็จะหาว่าอ้าง แต่เขามีการศึกษาออกมานานแล้วว่าการพักอย่างเป็นระบบสม่ำเสมอนั้นจะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น[ii] ว่าง่าย ๆ คือทำงานน้อยลงแต่ได้ผลมากขึ้น เปรียบไปก็เหมือนการหยุดพักดื่มน้ำระหว่างการวิ่งนั่นละ การทำงานนานเกินไปก็ทำให้ร่างกายล้า ต้องหาเวลาผ่อนคลายให้กลับมากระปรี้กระเปร่าบ้าง อะ ว่าแล้วก็ไปพักกัน ก่อนกลับมาอ่านต่อ

….

ถ้าใครรู้สึกว่าการพักเมื่อกี้นานไป นั่นอาจจะเพราะเราไม่ได้ตั้งเวลาชัดเจนว่าเราจะพักกี่นาที อันนี้มีวิธีนึงที่จะมาแนะนำคือเทคนิค Pomodoro[iii] เราได้ยินแนวคิดนี้ครั้งแรกจากน้องในทีม เลยลองไปหาข้อมูลเพิ่มดู หน้าตามันจะประมาณนี้

เลือกงานที่อยากทำให้เสร็จ
ตั้งเวลาไว้ 25 นาที
ทำงานไปจนกว่าสัญญาณครบ 25 นาทีจะดัง จากนั้นก็ไปติ๊กใน To-Do List ว่าทำเสร็จแล้ว
พัก 5 นาที (ถึงตรงนี้คือจบ 1 รอบ Pomodoro แล้ว)
ทำแบบนี้วนไป เมื่อครบ 4 รอบ Pomodoro ก็หยุดพักให้นานขึ้น

เบื้องหลังวิธีนี้ มันก็คือการตั้งเดดไลน์ให้ตัวเอง ถ้าเราทำงานไปเรื่อย ๆ แบบไม่มีเดดไลน์ เราก็จะอยากเอื่อยเฉื่อย ในเมื่อไม่มีอะไรมากดดันนี่ แต่พอตั้งเดดไลน์ปุ๊บ เราจะทำทุกวิถีทางเพื่อให้เสร็จงานทัน จึงเป็นผลให้เราโฟกัสกับงานได้มากขึ้น พอทำงานเสร็จก็ได้พัก ฟื้นฟูร่างกาย ให้รางวัลกับตัวเอง เราก็จะมีแรงไปสู้กับเดดไลน์ต่อไป

4. ตั้ง To-Do List, ตั้งตารางงานในปฏิทิน จะช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้น

เราเป็นคนค่อนข้างโฟกัสกับงานก็จริง แต่เราก็มักจะหลุดบ่อย ๆ ว่าเอ๊ะ วันนี้ต้องทำอะไรนะ บางทีก็ใช้วิธีจำเอา ไม่ได้จดลงไปให้เป็นลายลักษณ์อักษร ผลก็คือบางทีก็ลืม เบื้องต้นเราเลยสร้าง To-Do List ขึ้นมาว่าวันนี้อยากทำอะไรให้สำเร็จบ้าง ทำเสร็จก็ติ๊กออก แบบนี้ก็จะทำให้เราโฟกัสได้ง่ายขึ้นว่าควรจดจ่อกับอะไร

แต่…แต่ บางทีการทำ To-Do List ก็กว้างเกินไป ถ้าใครรู้สึกว่าสร้างลิสต์แล้วแต่ไม่สามารถบังคับให้ตัวเองทำตามนั้นได้ เราขอแนะนำอีกวิธีคือ ใส่งานแต่ละอย่างลงไปในปฏิทินเลย วางสล็อตเวลาให้งานนั้น ๆ ว่าจะทำกี่นาที (ส่วนใหญ่เราตั้งว่าหนึ่งชั่วโมง) การตั้งในปฏิทินนั้นดีอย่างตรงที่มันจะแจ้งเตือนเวลาที่สล็อตงานนั้น ๆ กำลังจะมาถึง และบวกกับช่วงเวลาที่เราจัดสรรให้มัน เราก็จะมีประสิทธิภาพเป็นพิเศษเวลาเร่งทำงานให้เสร็จทันสล็อตเวลานั้น ๆ

จริง ๆ วิธีนี้เราก็ดัดแปลงมาจากการ Timeboxing อีกที แค่อาจจะไม่ได้ละเอียดเท่า Timeboxing เราแค่โฟกัสเป็นชิ้น ๆ งานไป อันนี้จริง ๆ ไม่ต้องรอทำงานที่บ้านก็ได้ ทำงานที่ออฟฟิศก็ทำได้เช่นกัน

5. จัดมีตติ้งกับทีมบ่อย ๆ ทุกวันได้ยิ่งดี

อยู่บ้านคนเดียวอาจจะเหงา ต้องหาเพื่อนคุยบ้าง… ไม่ใช่สิ อยู่บ้านคนเดียวอาจจะหลง ๆ ลืม ๆ ว่าคนอื่น ๆ ในทีมทำงานอะไรกันอยู่บ้าง ตอนอยู่ในออฟฟิศก็ง่ายดีอยู่หรอก แค่เดินไปคุยก็รู้เรื่องแล้ว แต่พอต่างคนต่างอยู่ การสื่อสารก็ยากขึ้น ดังนั้น เพื่อให้เกิดการเชื่อมโยงกัน ช่วงทำงานที่บ้านนั้นทีมเราจึงจัดมีตติ้งทุกวัน (ช่วงแรก ๆ ถึงขั้นเช้าเย็นกันเลยทีเดียว) ซึ่งก็เป็นเรื่องดีเพราะช่วยให้เรารู้ว่าทุกคนกำลังทำอะไร มีงานไหนที่ทำร่วมกันได้บ้าง ทำให้เข้าใจตรงกันว่าอ้อ เรากำลังไปทางเดียวกันนะ ตอนนี้เราโฟกัสในสิ่งเดียวกันอยู่นะ

แต่ถึงจะวิดีโอคอลล์คุยกันแค่ไหน ในหลาย ๆ ครั้งมันก็ไม่สามารถทดแทนการพูดคุยต่อหน้าต่อตาได้ การคุยผ่านวิดีโอคอลล์นั้นบางทีเราก็ไม่ได้สัมผัสอวัจนภาษาแบบเต็ม 100% เพราะหลาย ๆ ครั้งคนหลังกล้องก็ไม่ได้เปิดกล้องคุย ทำให้ได้ยินแค่เสียง การไม่เห็นท่าทางและหน้าตานี่จริง ๆ ก็มีผลกับการสื่อสารค่อนข้างเยอะเหมือนกัน อย่างที่งานวิจัยบอกมาว่า ส่วนใหญ่นั้นเราจะรับสารจาก 55% สิ่งที่เราเห็น (ภาษากาย) 38% น้ำเสียง ส่วนที่เหลืออีก 7% คือสารในการพูด[iv]

ครั้นจะให้ทุกคนเปิดกล้อง ก็ดูเผด็จการไปหน่อย คงต้องไปเน้นการพูดคุยสื่อสารให้มากขึ้นแทน ถ้าเริ่มรู้สึกว่าห่างเหินกับเพื่อนร่วมงาน ก็อาจจะจัดสัก Session หนึ่งให้แต่ละคนเข้าร่วมวิดีโอคอลล์ แล้วทำงานไปพร้อม ๆ กัน ใครมีอะไรก็ทักขึ้นมาได้ หรือจัดสัก Session สร้างความผ่อนคลาย เช่น พูดคุยกันสบาย ๆ เล่นเกมออนไลน์ เปิดเพลงฟัง ก็ว่ากันไป

6. จัดบรรยากาศการทำงานให้ผ่อนคลาย

ไหน ๆ ได้อยู่บ้านแล้ว ก็ใช้โอกาสนี้ให้เต็มที่ เคยคิดฝันอยากให้บรรยากาศโต๊ะทำงานเป็นอย่างไร โอกาสนี้แหละที่จะได้สานฝัน โอเคว่ามันอาจจะไม่ได้สวยหรู 100% แต่ก็คงยืดหยุ่นกว่าที่ออฟฟิศละ อย่างตอนเราทำที่บ้าน เราก็ได้นั่งติดหน้าต่างตามที่ต้องการ ซึ่งงานวิจัยต่าง ๆ ก็ระบุว่าการมีแสงธรรมชาติเข้ามาก็ให้ประโยชน์หลายอย่าง ทั้งในแง่สุขภาพและประสิทธิภาพการทำงาน[v]

อีกอย่างหนึ่งเราได้เปิดเพลงฟังแบบไม่ต้องใส่หูฟัง ซึ่งทั้งหมดทั้งมวลก็ช่วยให้โฟกัสกับงานได้ดีขึ้น

ทั้งหมดทั้งมวลนี้ ก็เป็นทริคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เราได้จากการทำงานที่บ้านจริง และจากการอ่านเพิ่มเติม ซึ่งจะเห็นได้ว่าถ้ามีการจัดสรรวางแผนดี ๆ การทำงานที่บ้านนั้นก็ให้ประสิทธิภาพไม่แพ้ออฟฟิศ เผลอ ๆ อาจจะดีกว่าด้วยซ้ำนะ 🙂

tanhnanchya

ข้อมูลอ้างอิง

[i] https://www.airtasker.com/blog/the-benefits-of-working-from-home/

[ii] https://www.forbes.com/sites/kevinkruse/2017/02/06/want-to-get-more-done-try-taking-more-breaks/#62feebf56db4

[iii] https://blog.trello.com/the-pomodoro-technique-for-better-productivity

[iv] https://institute.uschamber.com/what-makes-a-good-first-impression/#:~:text=We%20have%20all%20heard%20the,words%20you%20say%20(verbal).

[v] https://www.newdayoffice.com/blog/benefits-of-natural-light-in-the-workplace