ทำงานจนดึก เช็ค email เท่าไหร่ก็ไม่หมด

นัดเพื่อนกินข้าวล่วงหน้า พอถึงเวลาติดประชุมไปไม่ได้

ไม่เคยมีเวลาออกกำลังกาย หรือกลับบ้านลูกก็หลับหมด

ถ้าคุณเป็นแบบนี้ หนังสือ “แค่ใช้เวลาให้เป็น ไม่ต้องเก่ง ก็ไปได้ไกลกว่า” หรือ “15 Secrets Successful People Know About Time Management” มีคำแนะนำดี ๆ ในการจัดการเวลา และอาจช่วยให้ชีวิตคุณดีขึ้นได้ เพราะถ้าเราบริหารเวลาได้ เราก็จะบริหารชีวิตได้ มีเคล็ดลับทั้งหมด 15 ข้อ จากผู้เขียนคือคุณ Kevin Kruse ลองไปดูกันเลยครับ

1) พลังแห่งตัวเลข 1,440

ทราบมั้ยครับว่าใน 1 วัน เรามีเวลาแค่คนละ 1,440 นาที เท่านั้นเอง และเมื่อมันผ่านไปแล้ว เราไม่สามารถย้อนเวลา ซื้อหรือขอยืมเวลาจากใครได้ หลายครั้งมักจะมีคนมาถามเราว่า “ว่างสัก 1 นาทีมั้ยครับ” ซึ่งในความเป็นจริงมันกลายเป็น 30 นาทีหรือมากกว่านั้น แล้วเวลาทั้งวันของเราก็หมดไปกับธุระของคนอื่น

คำแนะนำของผู้เขียนคือให้ print เลข 1440 ลงกระดาษ ด้วย Font 300 pts แล้วไว้หน้าห้อง เพื่อเป็นเครื่องเตือนใจเรา และแน่นอนว่าคนอื่นเห็นก็จะถามว่าคืออะไร พอเราอธิบายไป เค้าก็จะเกรงใจเรา (จริงมั้ยไม่รู้ ไม่กล้าลองทำ แล้วถ้าเจ้านายถามจะกล้าตอบจริงหรอ แอบสงสัย)

2) จัดลำดับความสำคัญ

อย่าเสียเวลาไปกับการพยายามทำทุกอย่าง กำหนดภารกิจที่สำคัญที่สุด (Most Important Task) พอได้เป้าหมายแล้ว กำหนดว่าต้องทำอะไรบ้าง ต้องทำอะไรก่อนเป็นอันดับแรก แล้วทำสิ่งนั้นก่อนเป็นลำดับแรกของวัน มีการศึกษาบอกว่าสมองจะปลอดโปร่งมีสมาธิที่สุดใน 2 ชั่วโมงแรกหลังจากตื่นนอน

3) เลิกเขียน To Do Lists

ด้วยเหตุผล 3 ประการ คือ

หนึ่ง มันเป็นรายการสิ่งที่เราหวังว่าจะทำโดยไม่มีแผนการที่ชัดเจนว่าจะทำเสร็จเมื่อไหร่

สอง เรามักจะเลือกงานด่วนก่อนงานสำคัญเสมอ

สาม ทำให้เครียดโดยไม่รู้ตัว เพราะถ้าไม่เสร็จมันก็จะกวนใจเราตลอดเวลา

ข้อเสนอแนะคือ ใช้ Calendar หรือปฏิทิน ให้ลงเวลาไปเลยว่าจะทำอะไร ไม่ว่าจะเป็นออกกำลังกาย ทำงานอดิเรก อยู่กับครอบครัว เริ่มต้นสิ้นสุดเมื่อไหร่ ให้เหมือนกับเป็นการนัดหมายแพทย์ที่เป็นสิ่งสำคัญที่เราต้องทำ

4) กำจัดนิสัยผลัดวันประกันพรุ่ง

ไม่ใช่ว่าเรา “ขี้เกียจ” แต่เป็นเพราะว่า

หนึ่ง ขาดแรงจูงใจ
สอง ตอนตั้งเป้าหมายไฟแรง พอถึงเวลาจริง ๆ หมดไฟหมดอารมณ์ทำ

วิธีที่จะช่วยให้เรากำจัดนิสัยนี้ไปได้ คือ

หนึ่ง เดินทางข้ามเวลาไปในอนาคต เช่น โยนอาหารขยะออกไปจากตู้เย็น เพื่อว่าอนาคตจะได้ไม่เห็นและจะได้ไม่กิน เปิดขวดเกลือเทใส่เฟรนช์ฟรายส์ เพื่อเรียนรู้ว่ามันไม่ดี ให้แฟนหยิกไขมันส่วนเกินของเรา

สอง คิดถึงความสุข เช่น อยากให้ตัวเองดูดี มีกล้ามท้อง ทำให้วันนี้ยอมไปออกกำลังกาย

สาม หาเพื่อนร่วมกันทำกิจกรรม เช่น ชวนไปวิ่ง เพราะเราจะรู้สึกแย่หรือเกรงใจถ้าผิดนัดเพื่อน

สี่ ให้รางวัลหรือลงโทษ เช่น บริจาคเงินถ้าทำไม่บรรลุเป้าหมาย

5) ออกจากออฟฟิศตอน 17.00 โดยไม่รู้สึกผิด

ให้ยอมรับว่า งานจะไม่เคยเสร็จ มีสิ่งที่ต้องทำมากกว่าสิ่งที่สามารถทำให้เสร็จได้เสมอ อย่าปล่อยให้มันมาเป็นนายของเรา

คือทำตามลำดับความสำคัญ กำหนดเวลาให้กับสิ่งเหล่านั้น แล้วจากนั้น “พอก็คือพอ” ไม่งั้นเราก็จะเครียดมากเกินไป (ข้อนี้ผมเห็นด้วยนะ งานมันไม่เคยเสร็จ ปิดคอมกลับบ้านทำอย่างอื่นที่อยากทำดีกว่า และการกลับบ้านดึกไม่ได้แปลว่าเราทำงานดี)

6) พกสมุดบันทึกแบบ Richard Branson

Richard บอกว่าเขาพกสมุดบันทึกเล่มเล็ก ๆ ไว้ในกระเป๋ากางเกง และมันเป็นเคล็ดลับในการสร้าง Virgin Group จดทุกอย่างลงไปในนั้น เพราะถ้าคิดแต่ไม่เขียน พรุ่งนี้เช้ามันอาจหายไปตลอดกาล และควรจดด้วยมือด้วยปากกาดีกว่าในโน้ตบุ๊ค เพราะเราจะฟังอย่างตั้งใจ มีการรับรู้ที่ดีกว่า

7) จัดการ email ด้วยระบบ 321 ให้เหลือ 0

เช็คเมลล์วันละ 3 ครั้ง (เช้า กลางวัน เย็น) จับเวลา 21 นาที เคลียร์ Inbox ให้เป็น 0 จริง ๆ แล้วเวลา 21 นาที มันไม่พอแต่ตั้งขึ้นมาเพื่อให้เรามีสมาธิจดจ่อกับ email ไม่ไปทำอย่างอื่น (เช็คเมลล์วันละ 3 ครั้ง ผมว่าในชีวิตจริงทำไม่ได้นะ เพราะบางทีเมลล์มันเข้ามาตลอดเวลา ถ้าตอบช้าก็อาจมีปัญหาได้)

เคล็ดลับเพิ่มเติม คือ

.. ระบุสิ่งที่ต้องการให้ทำในช่องหัวข้อไปเลย คนรับจะได้รู้ว่าต้องทำอะไร เช่น FYI, Action
.. เขียน email ให้สั้นแค่ 5 ประโยคพอ เอาแต่เนื้อ ไม่เอาน้ำ (มีคำพูดที่บอกว่า ทำไมต้องใช้ 100 คำ ในเมื่อ 10 คำก็รู้เรื่องแล้ว)

8. จัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพ

Facebook ให้งดประชุมในวันพุธ เพื่อให้เป็นวันที่จะมีสมาธิทำงานอย่างจริงจัง

Google จำกัดคนเข้าประชุมไม่เกิน 10 คน
Steve Jobs ไล่คนที่ไม่เกี่ยวข้องหรือหาเหตุผลไม่ได้ว่าทำไมถึงควรอยู่ในห้องออกจากการประชุม

เคล็ดลับที่น่าสนใจอื่น ๆ เช่น ยืนประชุมดีกว่านั่ง ทำให้เกิดการร่วมมือกันมากกว่า ประชุมเรื่องนึงไม่เกิน 10 นาที ห้ามใช้สมาร์ทโฟน หรือจริง ๆ แล้วการที่ได้คุยกันสั้น ๆ วันละครั้ง 15 นาที ก็อาจะไม่ต้องมีการประชุมเลยก็ได้

9) จงปฏิเสธให้เป็น

เพราะว่าเรามีเวลาแค่ 1,440 นาที ต่อวัน การที่เราทำสิ่งหนึ่งแปลว่าเราต้องแลกกับการไม่ทำอีกสิ่งหนึ่ง แต่หลายครั้งที่เราไม่กล้าปฏิเสธคนอื่น เพราะเรารู้สึกผิด กลัวเสียมารยาท กลัวโดนโกรธ หรือเราคิดว่าอนาคตเราไม่ได้ยุ่งมาก แต่จริง ๆ ไม่ใช่ เราควรปฏิเสธให้เป็น ถ้าสิ่งนั้นไม่ได้ส่งเสริมเป้าหมายของเรา

10) หลักการ Pareto 80:20

80% ของผลลัพธ์มาจากการกระทำ 20%
80% ของกำไรมาจากลูกค้า 20%
รองเท้าที่มีเต็มบ้านอาจใส่บ่อยไม่กี่คู่ Application บนมือถือ ทีใช้บ่อย ๆ ก็มีไม่กี่อัน

มันคือหลักการที่บอกเราว่า เราควรหาว่าสิ่งสำคัญที่เราควรทำ 20% คืออะไรที่จะส่งให้เกิดผลลัพธ์ 80% ไม่ต้องทำทุกอย่างให้ดีเลิศ ทำสิ่งสำคัญให้ดีที่สุดพอ พัฒนาทักษะเฉพาะด้านให้ดีเลิศ อย่าพยายามเป็นเลิศในทุกด้าน

11) เลิก มอบหมาย คิดใหม่

ต้องลองถามตัวเองว่า เลิกทำอะไรได้บ้าง มอบหมายให้คนอื่นทำอะไรแทนได้ ทำแบบใหม่ที่ประหยัดเวลามากขึ้นได้มั้ย สิ่งที่เราควรทำคือ ให้จดจ่ออยู่กับสิ่งที่เราเชี่ยวชาญและจ้างคนอื่นทำสิ่งที่เหลือ (หลักการเหมือน start up ที่ทำกันเลย คือ outsource งานออกไป)

12) กำหนดหัวข้อแต่ละวัน เช่น

วันลุย สำหรับทำกิจกรรมที่สำคัญที่ก่อให้เกิดรายได้
วันจุกจิก เอาไว้เช็ค email จัดการเอกสาร โทรศัพท์
วันพักผ่อน เอาไว้ฟื้นฟูพลังงาน ทำ feedback เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับอาทิตย์ถัดไป

13) อย่าแตะต้องจนกว่าจะพร้อม

ยึดหลักการ “แตะมันแค่ครั้งเดียว” และถ้าจะลงมือทำต้องให้เสร็จภายใน 5 นาที เช่น จดหมายใบแจ้งหนี้ เปิดแล้วต้องโอนเงินจ่ายบิลเลย เปิดอีเมลล์แล้วตอบทันที ไม่งั้นเราก็จะกลับไปทำสิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าขึ้นมาอีก แต่ถ้าเราทำไม่ได้ก็ให้จัดการลง calendar ให้ชัดเจนว่าจะทำเมื่อไหร่

14) เปลี่ยนยามเช้า เปลี่ยนชีวิต

คนประสบความสำเร็จมักตื่นเช้า ดื่มน้ำเยอะ ๆ กินอาหารที่ดีต่อสุขภาพ ออกกำลังกาย ฝึกสมาธิ เขียนบันทึก อ่านหนังสือ พยายามลงทุนกับ 60 นาทีแรกของวันไปกับกิจวัตรที่ส่งเสริมพลังให้กับร่างกายและจิตใจของเรา

15) พลังงานคือทุกสิ่ง

เวลาเพิ่มไม่ได้ แต่พลังเพิ่มได้ โดยการทำงานสลับกับการหยุดพัก เพราะสมองทำงานแย่ลงถ้าไม่ได้พักเลย มีหลักการของโพโมโดโรบอกว่า ให้เพ่งสมาธิทำงาน 25 นาที แล้วพัก 5 นาที ลุกขึ้นยืน เคลื่อนไหวร่างกายหรือดื่มน้ำ แล้วค่อยกลับมาทำงานต่อ วนไปแบบนี้เพื่อเป็นการฟื้นฟูพลังงาน

และนี่ก็คือ 15 เคล็ดลับดีๆ จากหนังสือเล่มนี้ครับ ยังไงลองเอาไปปรับใช้กันดู หลายข้อเลยที่ผมว่าดี แต่ก็อาจมีบางข้อที่อาจไม่เข้ากับบริบทของคนไทยหรือการเป็นลูกจ้างบริษัท ลองเลือกดูแล้วเอาไปใช้ให้เหมาะกับตัวเองกันนะครับ เพราะสุดท้ายถ้าเราบริหารเวลาได้ดี เราก็จะบริหารชีวิตเราได้ดีเช่นกัน

ที่มาบทความ: https://www.facebook.com/stock.vitamins/posts/2167421960189857