ชีวิตแบบอัลฟ่า คือ ชีวิตในคอนเซปท์ Do more with less คือการใช้แนวคิดในการบริหารจัดการตนเอง รวมถึงการใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยีในมือคุณในการช่วยบริหารชีวิตให้มีประสิทธิภาพ และมีคุณค่ามากขึ้น

เราทุกคนมี 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่เราใช้ประโยชน์จาก 24 ชั่วโมงได้ไม่เหมือนกัน มีคนจำนวนมากที่ต้องใช้เวลามากกว่า 12 ชั่วโมงในการทำงานแต่ละวัน แต่งานก็ไม่เคยเสร็จทันซักที แต่ก็มีคนอีกหลายคนที่ทำงานสำเร็จลุล่วงได้ในเวลาทำงานอยู่เสมอ

วันนี้ Alpha Pro EP.2 จะมาเสนอแนวคิดและตัวช่วยที่จะทำให้ชีวิตคุณทำสิ่งต่าง ๆ ได้มากขึ้นด้วยแรงเท่าเดิม ขอเพียงคุณกล้าที่จะเรียนรู้ กล้าที่จะเปลี่ยนแปลงวิธีการ และที่สำคัญกว่านั้นคือการสร้างชีวิตที่มีความหมาย และมีความสมดุล ในแบบที่เหมาะกับตัวคุณ

สร้างความหมายให้ชีวิตด้วย OKRs

แรงผลักดันที่ทรงพลังที่สุด คือแรงผลักดันจากภายใน เป็นแรงผลักดันที่จะนำเราไปสู่เป้าหมายที่ตั้งใจไว้ คนที่มีเป้าหมายกับคนที่ไม่มีเป้าหมายนั้นใช้ชีวิตต่างกันมาก คนไม่มีเป้าหมายก็เหมือนคนที่วิ่งไปเรื่อย ๆ แต่ไม่รู้ว่าตัวเองอยากไปไหน แต่คนที่มีเป้าหมายคือคนที่วิ่งไปข้างหน้า สายตามุ่งหาเส้นชัยตลอดเวลา

เริ่มต้นที่การตกผลึกที่ตัวเองก่อนว่าเป้าหมายระยะยาวในชีวิตคืออะไร หรือถ้าคิดไม่ออกลองตั้งคำถามใหม่ว่า “อะไรคือความหมายสำหรับชีวิตคุณ” และให้มองเป้าหมายให้ครบทุกมิติหลัก ทั้งเป้าหมายด้านการงาน ครอบครัว และอย่าลืมเป้าหมายส่วนตัวของชีวิตคุณด้วย

การไม่ตั้งเป้าหมายให้ครบทุกมิติมักจะนำปัญหาตามมาเช่นถ้าคุณบ้าแต่งาน ครอบครัวก็มีปัญหา ตัวเองก็ไม่ได้ดูแล สุดท้ายแม้งานสำเร็จ ก็ยังจะมีเรื่องให้ทุกข์ร้อนใจอยู่ดี ดังนั้น การกำหนดมุมมอง และเป้าหมายในชีวิตให้ครบทุกมิตที่สำคัญจะสร้างสมดุลให้กับชีวิตคุณในทุก ๆ ทุกวัน และจะนำพาชีวิตเราค่อย ๆ เคลื่อนสู่เป้าหมายในระยะยาว

เมื่อได้เป้าหมายระยะยาว (Long term objectives – LTO) แล้ว ให้ลองซอยย่อยออกมาเป็นเป้าหมายระยะสั้นรายไตรมาส (Short term objectives – STO) จากนั้นก็มาคิดสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้เป้าหมายระยะสั้นนั้นสำเร็จ ซึ่งแนวคิด OKRs เรียกสิ่งนี้ว่า “ผลลัพธ์หลัก” (Key Results – KR) ลองดูตัวอย่างง่าย ๆ ดังนี้

LTO: เป็นครอบครัวที่รักใคร่กลมเกลียวกันจนเราแก่และลูกโต

STO: ให้เวลากันครอบครัวมากขึ้น

• KR1: ทริปครอบครัว 2 ทริปในไตรมาสนี้
• KR2: เล่น Board Game กับลูก 10 ครั้งในไตรมาสนี้

สิ่งสำคัญคือคุณต้องไตร่ตรองให้ดีว่า “ผลลัพธ์หลัก (KR)” อะไรที่จะทำให้ “เป้าหมายระยะสั้น (STO)” ของคุณสำเร็จ และ KR ไม่ควรมีจำนวนมากเกินไป ซัก 2 – 3 KR ต่อหนึ่งเป้าหมายกำลังดี เพราะอย่าลืมว่าเป้าหมายมันไม่ได้มีอันเดียว เพราะทุกคนมีหลายบทบาทหน้าที่ในเวลาเดียวกัน

สุดท้ายแล้วคุณควรจะมีเป้าหมายระยะสั้นเมื่อรวมทุกมิติแล้วซักไม่เกิน 5 เป้าหมาย และมีผลลัพธ์หลักที่ตั้งใจทำให้สำเร็จประมาณ 10 – 15 เป้าหมายในแต่ละไตรมาส ข้อควรระวังคืออย่าเอาเป้าหมาย มาเป็นผลลัพธ์หลัก (Key Result) ซะเอง ตัวผลลัพธ์หลักต้องเป็นสิ่งที่ทำได้จริง เฉพาะเจาะจง และวัดได้อย่างชัดเจน (Actionable item)

วางแผนลงมือทำด้วย Kanban Board

Kanban Board เป็นเครื่องมือการบริหารการทำงานของบริษัทเทคโนโลยีสมัยใหม่ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแนวคิดทำทีละน้อย (Agile Methodology) บทความนี้จะขอถอดส่วนของการใช้ Kanban Board มาเป็นเครื่องมือช่วยในการบริหารชีวิตให้มีอัลฟ่ามากขึ้น

Kanban Board เป็นชื่อที่อาจฟังดูยากแต่จริง ๆ แล้วเรียบง่าย และทรงพลังมาก ๆ แนวคิดการทำงานแบบนี้มีมาเกือบร้อยปีแล้วโดยเริ่มต้นที่บริษัทผลิตรถยนต์ยอดนิยมอย่าง Toyota เพื่อใช้บริหารสายพานการผลิตรถให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ทุกท่านคงรู้จัด TODO List กันอยู่แล้ว TODO List หมายถึงสิ่งที่เราต้องทำไม่ว่าจะเรื่องงานที่ไม่มีวันหมด เรื่องครอบครัวที่ต้องดูแล ไปจนเรื่องการพัฒนาตนเอง การออกกำลังกาย เป็นต้น ปัญหาใหญ่ของ TODO List ก็คือมันมีรายการของสิ่งที่ต้องทำเยอะแบบที่เห็นแล้วถอดใจ ซึ่ง Kanban Board จะเป็นตัวแก้ปัญหานี้ได้เป็นอย่างดี

พอเราได้ชุดของ Key Results ที่ได้จากการทำ OKRs ของตัวเองแล้วก็ให้เอา KR แต่ละตัวมาแยกออกเป็น 4 กลุ่ม คือ

• Backlog หมายถึง KR ทั้งหมดที่วางแผนว่าจะทำให้สำเร็จในไตรมาสนี้
• To Do หมายถึง KR ที่จะหยิบมาทำในรอบ Sprint นี้ (แนะนำรอบละ 2 สัปดาห์)
• Ongoing หมายถึง KR ที่กำลังทำอยู่ ณ เวลานี้
• Done หมายถึง KR ที่ทำเสร็จแล้ว

ข้อแนะนำคือเวลาเรียงงานลงในแต่ละแถว (Lane) ให้เรียงจากสิ่งที่สำคัญมากไปหาสิ่งที่สำคัญน้อย และควรทบทวน Kanban Board อย่างสม่ำเสมออย่างน้อยสัปดาห์ละ 2 ครั้ง

ประโยชน์ที่ได้จากการกระจายงานลงแต่ละ Lane ใน Kanban Board เริ่มจากการลดแรงกดดัน หรือความเครียดลงเพราะเราได้แยกให้ชัดเจนระหว่างสิ่งที่ยังไม่ทำ (Backlog) สิ่งที่เตรียมจะทำ (To Do) สิ่งที่กำลังทำ (Ongoing) และสิ่งที่ทำเสร็จแล้ว (Done)

สิ่งที่ได้ต่อไปคือการ Focus เพราะเรารู้ว่าวันนี้เราต้องทำอะไร (Ongoing) ที่ดีกว่านั้นคือเรารู้ว่าวันนี้เราจะยังไม่ทำอะไร (Backlog) และพรุ่งนี้เราต้องเตรียมตัวทำอะไร (To Do) เพียงแค่เรากระจายงานลงแต่ละ Lane ใน Kanban Board อย่างถูกต้องและทบทวนอย่างสม่ำเสมอ

แยกการวางแผนและการลงมือทำออกจากกัน

การตั้งเป้าหมายและผลลัพธ์สำคัญ (OKRs) และการวางแผนลงมือทำด้วย Kanban Board คือส่วนของการวางแผน (Planning) ผู้ประสบความสำเร็จระดับโลกหลาย ๆ คนมักจะเริ่มต้นทุกวันด้วยการกำหนดสิ่งสำคัญ 3-5 อย่างที่ตั้งใจทำในวันนั้น (Plan your work)

เมื่อวางแผนเสร็จแล้วช่วงเวลาที่เหลือของวันอยู่ที่การ “ลงมือทำ (Work your plan)” กุญแจของความสำเร็จคือเวลาวางแผนต้องห้ามลงมือทำ และเวลาลงมือทำต้องห้ามวางแผน ธรรมชาติของมนุษย์สามารถ focus ได้ทีละอย่าง และการทำหลายอย่างในเวลาเดียวกันมักจะจบแต่ละวันลงด้วยการทำอะไรไม่สำเร็จเป็นชิ้นเป็นอัน

สิ่งที่สำคัญที่สุด และท้าทายมากในยุคปัจจุบันคือการให้ความสำคัญกับสิ่งที่อยู่ตรงหน้าในทุก ๆ ขณะจิต โลกในยุคดิจิทัลนั้นมีข้อดีมากมาย แต่ก็พร้อมที่จะดึงดูดความสนใจของคุณจากสิ่งที่อยู่ตรงหน้าได้ทันที อยู่ที่เราแต่ละคนที่จะสร้างความสามารถในการ “รู้ตัว (Mindful)” ว่าในแต่ละวินาทีเรากำลังทำอะไร กำลังวางแผน หรือกำลังลงมือทำ กำลังทำงาน หรือกำลังใช้เวลากับครอบครัว จำนวนเวลาจะมากแค่ไหนก็ไม่มีความหมายถ้าเราไม่เอาใจใส่ต่อสิ่งที่อยู่ตรงหน้าเรา คุณค่าต่องานและคนรอบข้างจะเกิดขึ้นได้เมื่อเราเห็นสิ่งที่อยู่ตรงหน้าคือสิ่งที่สำคัญที่สุดในแต่ละเสี้ยววินาที

เจท FundTalk – ผู้เขียน
Alpha Pro EP.2

ที่มาบทความ: https://adaybulletin.com/know-alpha-pro-alpha-life/

อ่านบทความอื่น ๆ จากคอลัมน์ Alpha Pro ได้ที่ https://www.finnomena.com/alphapro/